Una organización benéfica se ha disculpado por la destrucción “inexcusable” de alrededor de 4.800 registros personales vinculados a adopciones en Escocia, incluidas fotografías irremplazables y cartas escritas a mano de los padres biológicos.
Birthlink, con sede en Edimburgo, ha sido multada con 18.000 libras esterlinas tras destruir los archivos para liberar espacio en sus archivadores hace cuatro años.
La Oficina del Comisionado de Información (ICO), que impuso la multa, describió el material perdido como “piezas profundamente personales en el rompecabezas de la historia de una persona, algunas ahora perdidas para la eternidad”.
La junta directiva de la organización benéfica dijo que estaba “profundamente arrepentida” y que era imposible decir cuántas personas fueron afectadas.
Un comunicado agregó: “Queremos asegurarles a todos los que interactuaron con Birthlink que haremos todo lo posible para garantizar que esto no vuelva a suceder”.
Un portavoz de la campaña del Movimiento por las Disculpas de la Adopción de Escocia dijo: “Estos artículos no se almacenaron por cuestiones administrativas, sino con la esperanza de que un día alguien viniera a buscarlos.
“Esa esperanza ahora ha sido literalmente destrozada”.
Archivos destruidos
Birthlink no mantuvo un registro de lo que fue destruido, pero cree que sólo “una proporción muy pequeña” de los registros incluían documentos personales, que no existen en ningún otro lugar.
Desde 1984, la empresa ha operado el Registro de Contactos de Adopción para Escocia .
Permite a las personas adoptadas, padres biológicos y otros registrar sus datos con vistas a ser “vinculados” y potencialmente reunidos.
Si se establecía una conexión, Birthlink conservaba lo que se denominaba “registros vinculados”: archivos de papel cerrados almacenados en archivadores, en caso de que pudieran ser de mayor utilidad en el futuro.
Pero en enero de 2021, la organización benéfica se quedó sin espacio y revisó si podía destruir los archivos.
Después de una reunión de la junta directiva, se acordó que solo se podrían eliminar los registros reemplazables.
Unos meses más tarde, el contenido de 24 cajones de archivadores fue embolsado y triturado.
Birthlink ha estimado que se destruyeron datos personales de alrededor de 4.800 personas y que menos del 10% de los archivos perdidos contenían “objetos preciados”.
Estos incluyen fotografías, cartas escritas a mano de madres y padres biológicos a sus hijos y cartas escritas a mano de familias biológicas a hermanos.
Otros 8.300 archivos sobrevivieron al proceso ilesos.
La eliminación de los registros solo salió a la luz dos años después, después de que la Inspección de Atención realizara una inspección con poca antelación en Birthlink en septiembre de 2023.
Una investigación interna, ordenada por el director ejecutivo interino de Birthlink, descubrió que un miembro del personal había expresado su preocupación por la destrucción de fotografías y otros registros en ese momento.
Pero les dijeron “eso había que hacerlo”.
Birthlink presentó su denuncia ante la ICO, que afirmó que la organización benéfica podría haber evitado la destrucción con políticas y procedimientos “rentables y fáciles de implementar”.
El regulador impuso una multa de 45.000 libras, posteriormente reducida a 18.000 libras, para promover el cumplimiento de la protección de datos y disuadir a otros de “cometer errores similares”.
‘Pobre comprensión’
Sally Anne Poole, jefa de investigaciones de la ICO, dijo: “Los registros destruidos tenían el potencial de ser un recuerdo desconocido, una identidad, un sentido de pertenencia, respuestas.
Resulta inconcebible pensar, debido a la naturaleza misma de su trabajo, que Birthlink tuviera un conocimiento tan deficiente tanto de su proceso de protección de datos como de su gestión de registros.
La ICO acogió con satisfacción las medidas adoptadas por Birthlink para garantizar que esto no vuelva a suceder, incluidas nuevas políticas y el nombramiento de un responsable de protección de datos.
La directora ejecutiva interina de Birthlink, Abbi Jackson, dijo a BBC Scotland News que la organización benéfica trabajó principalmente con personas afectadas por “adopciones forzadas históricas” entre 1930 y 1980.
Ella dijo: “Queremos reiterar nuestro más profundo y sincero pesar por lo sucedido.
Hemos fallado a quienes depositaron su confianza en nosotros. Queremos instar a cualquiera que considere que debería haber tenido información archivada a que llame a nuestra línea de ayuda.
Contamos con un personal muy experimentado y capacitado que está disponible para ayudarle en cada caso individual.
En 2023, la entonces Primera Ministra Nicola Sturgeon emitió una disculpa “sincera, sentida y sin reservas” a las personas afectadas por la práctica de la adopción forzada.
La campaña del Movimiento por las Disculpas de la Adopción de Escocia dijo: “No se puede exagerar el significado emocional e histórico de lo que se perdió.
No se trataba de asuntos administrativos, sino de los últimos vestigios de relaciones destrozadas por políticas y prácticas que muchos ahora reconocen como injustas y sumamente traumatizantes.
Cualquier persona preocupada por la pérdida de información personal puede ponerse en contacto con el servicio de soporte de Birthlink a través de dataprotection@birthlink.org.uk